Comment enregistrer des appels téléphoniques légalement

Enregistrement des appels téléphoniques aux États-Unis, il faut comprendre et respecter les lois fédérales et nationales. Voici ce que vous devez savoir :

• Loi fédérale: Les Loi sur la protection des communications électroniques autorise l'enregistrement si au moins un participant y consent.
• Lois de l'État: Certains États exigent le consentement de tous les participants, tandis que d'autres suivent la règle fédérale du consentement d'un parti unique. Par exemple :
  • États ayant donné leur consentement à une seule partie: Texas, New York, Géorgie.
  • États ayant donné leur consentement à tous les partis: Californie, Floride, Illinois.
• Appels entre États: Lorsqu'un appel implique des participants de différents États, la loi la plus stricte s'applique.
• Méthodes de consentement: Obtenez un consentement verbal, écrit ou implicite (par exemple, des avertissements automatisés sur les appels professionnels).
• Risques juridiques: La violation de ces lois peut entraîner des amendes, des poursuites ou des poursuites pénales.

Pour rester en conformité :

1. Déterminez les lois de tous les États concernés.
2. Informez les participants et documentez leur consentement.
3. Utilisez un espace de stockage sécurisé pour les enregistrements et limitez l'accès.

Des outils tels que Storii simplifiez le processus en automatisant le consentement et en stockant les enregistrements en toute sécurité, en particulier pour un usage personnel, comme la préservation des histoires de famille.

Astuce rapide: Faites toujours preuve de prudence. En cas de doute quant au consentement, n'enregistrez pas.

Lois relatives à l'enregistrement des appels téléphoniques (locales, nationales et fédérales) | Rev

Lois fédérales et nationales relatives au consentement pour l'enregistrement des appels

Aux États-Unis, les lois relatives à l'enregistrement des appels fonctionnent à deux niveaux : les réglementations fédérales et les règles de chaque État. Pour enregistrer les appels légalement, il est essentiel de comprendre ces lois, car la règle la plus stricte régit généralement toute situation.

Loi fédérale : règle du consentement d'une seule partie

La loi fédérale, en vertu de la Loi sur la confidentialité des communications électroniques (ECPA) de 1986, autorise l'enregistrement des appels tant qu'au moins une des parties impliquées dans la conversation y consent. Cela signifie que si vous participez à l'appel, votre consentement à lui seul suffit pour l'enregistrer légalement. Cependant, l'enregistrement de conversations auxquelles vous ne participez pas, sans le consentement de l'une ou l'autre des parties, constitue une violation des lois fédérales sur les écoutes téléphoniques et peut entraîner des poursuites pénales.

La règle du consentement d'une seule partie sert de base pour tous les États, mais de nombreux États ont des exigences plus strictes qui l'annulent.

Lois des États : consentement d'un parti contre consentement de tous

Bien que la loi fédérale autorise le consentement d'une seule partie, certains États exigent que tous les participants soient d'accord avant l'enregistrement. Des États comme le Texas, New York, la Géorgie et l'Ohio suivent la règle du consentement d'un parti unique. D'autre part, des États tels que la Californie, la Floride et l'Illinois appliquent des lois sur le consentement de tous les partis. Dans ces États, même si vous participez à l'appel, l'enregistrement sans en informer toutes les personnes impliquées peut entraîner des sanctions pénales ou civiles.

Les appels entre États ajoutent une autre couche de complexité. Si les participants se trouvent dans des États différents où les lois sont contradictoires, la règle la plus stricte s'applique généralement. Par exemple, si vous êtes dans un état de consentement unanime mais que vous appelez quelqu'un dans un état de consentement multipartite, vous devez respecter l'exigence de consentement de tous les partis.

Cas spéciaux et exceptions

Certains scénarios présentent des défis supplémentaires. Par exemple, de nombreuses entreprises utilisent des messages automatisés tels que « Cet appel peut être enregistré à des fins d'assurance qualité ». Ces annonces sont considérées comme un consentement implicite : si l'appelant poursuit la conversation, il a effectivement accepté l'enregistrement.

Les lignes de service client s'appuient fréquemment sur ces avertissements, mais les entreprises doivent garantir le respect des lois de chaque État dans lequel elles opèrent ou desservent leurs clients. Les appels d'urgence, tels que ceux au 911, sont généralement enregistrés automatiquement sans qu'il soit nécessaire de donner votre consentement pour des raisons de sécurité publique. De même, les appels aux agences gouvernementales peuvent suivre des règles différentes.

La violation des lois sur l'enregistrement des appels, en particulier dans les États où toutes les parties ont donné leur consentement, peut entraîner de graves conséquences, notamment des amendes, des peines de prison ou des poursuites civiles. Les appels transfrontaliers impliquant des participants internationaux ajoutent encore à la complexité, car les lois étrangères peuvent imposer des exigences plus strictes.

Ce fondement juridique jette les bases de la section suivante, qui explorera comment enregistrer les appels conformément à ces lois.

Comment enregistrer des appels téléphoniques légalement

L'enregistrement des appels téléphoniques s'accompagne de responsabilités légales. Pour respecter la loi et vous protéger des problèmes potentiels, vous devez suivre attentivement les réglementations fédérales et nationales.

Découvrez quelles lois sur le consentement s'appliquent

Avant de commencer à enregistrer, il est essentiel de connaître les lois sur le consentement qui s'appliquent à votre situation. Aux États-Unis, 38 États et le District de Columbia exigent le consentement d'une seule partie, tandis que 11 États exigent le consentement de tous les partis pour enregistrer des conversations. Cette distinction peut avoir un impact significatif sur la façon dont vous procédez.

Commencez par identifier où se trouvent tous les participants. Si tout le monde vit dans le même État, vérifiez les lois de cet État en utilisant des ressources juridiques fiables. Pour les appels qui franchissent les frontières de l'État, procédez avec prudence. Selon Justia:

« Si un appel téléphonique dépasse les frontières de l'État, ils souhaiteront peut-être se conformer à la législation la plus restrictive afin d'éviter tout risque de responsabilité ».

Par exemple, si vous êtes au Texas (État où le consentement est accordé par un parti unique) et que vous appelez quelqu'un en Californie (État où tous les partis sont autorisés), vous devrez suivre les règles plus strictes de la Californie et obtenir l'autorisation de tous les participants.

Pour garantir l'exactitude, consultez les bases de données juridiques ou parlez à un avocat. Comme l'expliquent Matthiesen Wickert & Lehrer :

« En règle générale, c'est la loi de la juridiction dans laquelle se trouve l'appareil d'enregistrement qui s'applique ».

Une fois que vous aurez confirmé les lois applicables, vous pourrez procéder à l'obtention des autorisations nécessaires.

Obtenir et documenter le consentement

Comprendre les lois n'est que la première étape. Ensuite, vous devrez obtenir le consentement. Dans les états de consentement d'une seule partie, votre participation à l'appel est généralement suffisante pour répondre à l'exigence légale. Cependant, le fait d'informer explicitement les autres et d'obtenir leur accord fournit une protection supplémentaire et renforce la confiance. Dans les états de consentement de toutes les parties, vous êtes légalement tenu d'informer toutes les personnes impliquées et d'obtenir leur consentement avant de commencer l'enregistrement.

Il est essentiel de documenter le consentement. Vous pouvez le faire de plusieurs manières :

• Consentement verbal: Pendant l'appel, dites quelque chose comme : « J'aimerais enregistrer cette conversation pour mes dossiers. Est-ce que tout le monde est d'accord ? » Attendez que chaque personne confirme avant de continuer.
• Consentement écrit: Pour les appels importants ou professionnels, envoyez à l'avance un e-mail expliquant votre intention d'enregistrer et demandez une confirmation écrite. Cela crée une piste claire et documentée.
• Notifications automatisées: Les entreprises utilisent souvent des messages automatisés, tels que « Cet appel peut être enregistré à des fins d'assurance qualité ». Si les participants poursuivent l'appel après avoir entendu cela, cela est généralement considéré comme un consentement implicite.

Chaque méthode a ses avantages, mais le consentement verbal écrit ou enregistré offre la meilleure protection juridique.

Avertissez toutes les parties et conservez des dossiers

Il est essentiel de faire preuve de transparence et de tenir à jour des dossiers détaillés pour rester en conformité. Même dans les États où une seule partie consent, informer toutes les personnes impliquées peut aider à éviter les malentendus ou les différends.

Au début de chaque appel, indiquez clairement votre intention d'enregistrer. Par exemple, dites : « Juste un avertissement, je vais enregistrer cette conversation à des fins de documentation. » Cette ouverture renforce non seulement la confiance, mais réduit également la probabilité de contestations judiciaires.

Conservez un journal détaillé de chaque appel, en indiquant la date, l'heure, les participants et la manière dont le consentement a été obtenu. Pour les appels professionnels, ce niveau de tenue de registres peut s'avérer inestimable si des questions se posent ultérieurement.

Stockez les enregistrements de consentement séparément des enregistrements eux-mêmes, par exemple dans une feuille de calcul ou une base de données sécurisée. Cela permet de démontrer plus facilement la conformité si nécessaire. De nombreux outils modernes peuvent faciliter ce processus, en proposant des fonctionnalités telles que des invites automatisées pour vous rappeler d'obtenir votre consentement avant le début de l'enregistrement. Ces étapes vous permettent de disposer d'une documentation claire et vérifiable à l'appui de vos pratiques.

Meilleures pratiques en matière de conformité et de confidentialité

Il est essentiel de prendre des mesures intelligentes pour protéger la confidentialité et garantir la conformité. Ces mesures ajoutent non seulement des niveaux de sécurité supplémentaires, mais témoignent également d'un engagement clair en faveur de pratiques d'enregistrement éthiques.

Utiliser des messages d'avertissement ou des bips sonores

Les messages d'exclusion de responsabilité automatisés constituent un moyen simple mais efficace d'éviter les complications juridiques. Ces messages sont diffusés au début d'un appel, informant tous les participants que la conversation est en cours d'enregistrement. Un message type peut indiquer que l'enregistrement est destiné à des fins d'assurance qualité, de formation ou de conformité, et que la poursuite de l'appel implique le consentement à l'enregistrement.

L'utilisation de messages automatisés élimine le besoin de rappels de consentement manuels, garantissant ainsi une gestion cohérente de la conformité.

Une autre option consiste à émettre des bips périodiques, qui servent à rappeler en permanence que l'appel est en cours d'enregistrement. Ces tonalités, souvent réglées pour être diffusées toutes les 15 à 30 secondes, ne sont pas légalement requises dans la plupart des États mais peuvent renforcer la transparence. De nombreux systèmes d'enregistrement vous permettent de régler la fréquence et le volume de ces sons afin qu'ils restent perceptibles sans être perturbés, ce qui est particulièrement utile pour les conversations plus longues où le consentement initial risque de disparaître de la mémoire.

Une fois que vous avez défini des notifications claires, l'étape suivante consiste à vous concentrer sur la sécurité de ces enregistrements.

Stockez et protégez les enregistrements en toute sécurité

Après avoir assuré des notifications appropriées, la sauvegarde de vos enregistrements est la priorité suivante. Utilisez des systèmes de stockage chiffrés ou protégés par mot de passe et configurez des sauvegardes automatiques pour sécuriser les emplacements. Les plateformes de stockage dans le cloud dotées de mesures de sécurité strictes offrent souvent une protection plus fiable que l'enregistrement de fichiers sur un ordinateur local.

L'organisation des enregistrements par type peut également être utile. Par exemple, les appels professionnels peuvent nécessiter des délais de conservation et des restrictions d'accès différents par rapport aux enregistrements personnels. En les séparant, il est plus facile de les gérer en fonction de leurs exigences légales et opérationnelles spécifiques.

Limitez l'accès aux enregistrements à ceux qui en ont besoin. Même dans les petites organisations, tous les membres de l'équipe n'ont pas besoin d'accéder à tous les fichiers. En attribuant des autorisations aux utilisateurs en fonction des rôles professionnels, vous pouvez réduire les risques liés à la confidentialité et préserver la confidentialité.

Il est également important de tester régulièrement vos systèmes de sauvegarde pour vous assurer de pouvoir récupérer les enregistrements si nécessaire.

Les politiques de conservation jouent un rôle clé dans l'équilibre entre conformité et confidentialité. Définissez des délais clairs pour la durée de conservation des enregistrements. Par exemple, les appels professionnels peuvent avoir besoin d'être stockés pendant plusieurs années, tandis que les enregistrements personnels peuvent ne nécessiter qu'un stockage de courte durée. Une fois la période de conservation d'un enregistrement terminée, sa suppression minimise les risques de confidentialité.

Combinez des mesures techniques, telles que des mots de passe sécurisés, une authentification à deux facteurs et des logiciels à jour, avec des mesures administratives telles que la formation du personnel et des protocoles de confidentialité. Ne négligez pas la sécurité physique des appareils utilisés pour l'enregistrement et le stockage. Les équipements tels que les ordinateurs portables et les téléphones doivent être sécurisés lorsqu'ils ne sont pas utilisés, et l'accès aux outils d'enregistrement doit être limité aux seules personnes autorisées.

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Technologie pour l'enregistrement légal des appels

Les progrès technologiques ont considérablement simplifié l'enregistrement des appels légaux en automatisant les processus de conformité et de sécurité. Les plateformes modernes sont conçues pour gérer des exigences légales complexes, allégeant ainsi la charge des utilisateurs tout en garantissant que toutes les actions restent dans les limites légales.

Les solutions d'enregistrement professionnelles d'aujourd'hui sont équipées de fonctionnalités telles que des notifications d'enregistrement automatiques, un stockage crypté et des politiques de rétention personnalisables. Ces outils intègrent des garanties juridiques directement dans leurs systèmes, en proposant des demandes de consentement automatisées, des autorisations utilisateur détaillées et un suivi de la conformité. Ces innovations constituent une base solide pour des plateformes telles que Storii, qui mettent l'accent sur préservation des histoires personnelles.

Comment Storii Aide à l'enregistrement légal des appels

En s'appuyant sur ces avancées technologiques, Storii propose une solution unique d'enregistrement des appels téléphoniques, spécialement conçue pour préserver les histoires et les souvenirs de famille. La plateforme permet aux utilisateurs de capturer des conversations significatives avec leurs proches par le biais d'appels téléphoniques automatisés. Il suffit d'un numéro de téléphone valide. Le conteur n'a pas besoin de connexion Internet ni de smartphone.

Storii gère parfaitement l'aspect technique. Il peut programmer automatiquement les appels aux membres de la famille ou les laisser appeler quand cela leur convient. Chaque conversation est enregistrés, transcrits et stockés en toute sécurité dans le profil de l'utilisateur. Ces enregistrements peuvent ensuite être consultés et téléchargés sous forme de livres audio ou de livres de transcription PDF pour faciliter le partage et la conservation.

Ce qui distingue Storii, c'est son design bien pensé. Il propose une bibliothèque de plus de 1 000 guides de récits de vie pour orienter naturellement les conversations, et les utilisateurs peuvent également créer des questions personnalisées adaptées à l'histoire unique de leur famille. Cette approche structurée mais flexible garantit que les enregistrements capturez un contenu profondément significatif dans un cadre de conversation détendu.

« J'habite loin de ma mère et c'est un excellent moyen de communiquer avec elle de manière plus approfondie au lieu de simplement parler de la météo sur FaceTime. J'ai beaucoup appris sur l'enfance de ma mère », explique Clayton Boeyink.

Storii donne également la priorité à la sécurité. Les enregistrements sont cryptés et peuvent être partagés en toute sécurité avec les membres de la famille par e-mail, SMS ou liens privés. Tom Vander Well souligne l'impact durable de la plateforme : « La chance d'entendre les histoires de mon père âgé avec sa propre voix... simples, faciles, puissantes et inestimables pour les générations futures ». De même, Hélène Teegan apprécie son accessibilité : « Les membres de la famille peuvent voir quelles questions ont reçu des réponses, ce qui contribue à créer un héritage familial... La fonction d'appel direct à domicile fonctionne parfaitement pour les personnes moins férues de technologie ».

Pour les familles qui souhaitent préserver leur histoire personnelle, Storii élimine les obstacles techniques tout en garantissant le stockage sécurisé des enregistrements pour les années à venir. Le service est proposé via un modèle d'abonnement à partir de 9,99$ par mois, avec un plan annuel disponible pour 99$ par an. Les abonnés annuels ont également accès à des fonctionnalités supplémentaires et à la possibilité d'inclure des coffrets cadeaux pour des occasions spéciales.

Risques juridiques et sanctions

L'enregistrement d'appels téléphoniques sans obtenir le consentement nécessaire peut entraîner des poursuites pénales, des poursuites civiles et potentiellement nuire à votre réputation professionnelle.

Sanctions pour violation des lois sur le consentement

Le fait de ne pas obtenir le consentement approprié avant d'enregistrer un appel peut avoir de graves conséquences. Les lois fédérales et étatiques imposent de lourdes amendes, une peine d'emprisonnement possible et des responsabilités civiles supplémentaires pour les enregistrements non autorisés. Les autorités fédérales ont engagé des poursuites dans des affaires dans lesquelles des enregistrements avaient été réalisés sans consentement, en particulier lorsqu'ils étaient utilisés à des fins frauduleuses ou trompeuses.

Les lois des États diffèrent considérablement. Dans certains États, l'enregistrement d'une conversation confidentielle sans le consentement de toutes les parties impliquées est considéré comme une infraction grave, pouvant entraîner des poursuites pénales, des amendes ou une peine d'emprisonnement. Même dans les États dotés de règles relatives au consentement d'une seule partie, l'enregistrement d'un appel auquel vous ne participez pas peut vous exposer à des problèmes juridiques, surtout si l'enregistrement est utilisé à mauvais escient.

Au-delà des sanctions pénales, les personnes enregistrées sans leur autorisation peuvent intenter des poursuites civiles. Ils peuvent demander des dommages et intérêts et des frais d'avocat, soulignant ainsi l'importance d'obtenir le consentement avant l'enregistrement, comme indiqué précédemment.

Que faire si le consentement n'est pas donné

Si vous ne pouvez pas obtenir le consentement, il est essentiel de changer d'approche immédiatement. Continuer à enregistrer sans autorisation pourrait augmenter considérablement vos risques juridiques. Envisagez plutôt les alternatives suivantes :

• Prenez des notes détaillées pendant ou immédiatement après la conversation. Bien que les notes ne saisissent pas tous les détails, elles fournissent un compte rendu documenté qui peut être utile si nécessaire.
• Envoyez un résumé écrit par la suite. Envoyez ensuite un e-mail ou un texto résumant les principaux points abordés et demandez à l'autre partie de confirmer ou de clarifier. Cela crée un enregistrement partagé de la conversation.

Lorsque vous demandez votre consentement, essayez d'expliquer les avantages de l'enregistrement. Par exemple, au lieu de simplement demander : « Puis-je enregistrer cet appel ? » vous pourriez dire : « L'enregistrement de cette conversation permettra de s'assurer que tous les détails sont saisis avec précision pour référence future. » Cette approche peut encourager la coopération.

Obtenez des conseils juridiques pour les affaires complexes

Lorsque les appels concernent plusieurs États ou pays, le paysage juridique se complique. Les lois fédérales et nationales sur le consentement peuvent se chevaucher, et les appels internationaux peuvent entraîner l'application de réglementations supplémentaires, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne. Dans ces situations, il est essentiel de consulter un professionnel du droit pour déterminer quelles lois s'appliquent.

Les enregistrements liés à l'entreprise, tels que les appels au service client, les interactions commerciales ou les communications avec les employés, peuvent également relever de réglementations sectorielles ou d'emploi spécifiques. Un avocat spécialisé dans la protection de la vie privée ou les télécommunications peut vous aider à garantir que vos pratiques sont conformes à toutes les lois pertinentes.

Pour les appels internationaux, respectez des règles de confidentialité plus strictes et documentez tout conseil juridique que vous recevez. Passez régulièrement en revue et mettez à jour vos procédures de consentement pour rester en conformité.

Points clés pour enregistrer légalement les appels téléphoniques

Lorsqu'il s'agit d'enregistrer des appels téléphoniques, il est essentiel de comprendre et de respecter les lois sur le consentement pour éviter les problèmes juridiques. Commencez par déterminer si votre État exige consentement d'une seule partie (un seul participant doit accepter l'enregistrement) ou consentement de toutes les parties (toutes les personnes impliquées doivent être d'accord). Alors que la loi fédérale autorise l'enregistrement tant que l'une des parties y consent, les lois des États peuvent imposer des exigences plus strictes, qui ont toujours la priorité.

Pour les appels interétatiques, il est essentiel de confirmer les lois sur le consentement de tous les États concernés. Il est tout aussi important de documenter le consentement, que ce soit par le biais d'une confirmation verbale, d'accords écrits ou de systèmes automatisés. La conservation d'une trace claire de ce consentement garantit que vous disposez d'une base juridique solide.

La transparence est essentielle. Informer les participants qu'un appel est enregistré renforce la confiance et contribue à garantir la conformité. De simples avertissements tels que « Cet appel est enregistré pour des raisons de qualité » ou l'utilisation de bips sonores si nécessaire peuvent être très utiles. En outre, protégez les enregistrements en utilisant le cryptage et en limitant l'accès aux personnes autorisées.

Storii facilite le processus en automatisant la conformité pour l'enregistrement légal des appels. Conçu pour aider les utilisateurs à préserver des souvenirs familiaux significatifs, le système de Storii gère les complexités juridiques afin que vous puissiez vous concentrer sur la capture d'histoires. Avec plus de 1 000 instructions de récits de vie et des options de partage sécurisées, il transforme l'enregistrement des appels en un moyen de créer un héritage familial durable.

Si un participant refuse d'être enregistré, prenez des notes détaillées pendant la conversation et poursuivez avec un résumé écrit. Pour les scénarios plus complexes, tels que les appels entre plusieurs juridictions, les appels internationaux ou les enregistrements liés à des activités commerciales, consulter un avocat spécialisé dans la protection de la vie privée est le moyen le plus sûr de garantir une conformité totale.

Les conséquences des enregistrements illégaux peuvent être graves, allant de poursuites pénales à de lourdes amendes ou à des poursuites civiles. En respectant les lois sur le consentement, en documentant les autorisations et en utilisant une technologie fiable, vous pouvez enregistrer les appels légalement tout en préservant les conversations et les souvenirs significatifs.

FAQs

Que se passe-t-il si j'enregistre un appel téléphonique sans obtenir le consentement requis ?

L'enregistrement d'un appel téléphonique sans consentement approprié peut entraîner de graves problèmes juridiques aux États-Unis, notamment de lourdes amendes ou même jusqu'à cinq ans de prison.

Les lois sur le consentement diffèrent d'un État à l'autre. La plupart des États fonctionnent selon des lois sur le consentement d'une seule partie, ce qui signifie qu'une seule personne participant à l'appel doit accepter l'enregistrement. D'autre part, environ 13 États appliquent des lois sur le consentement de tous les partis, obligeant toutes les personnes à l'appel à donner une autorisation explicite. Le non-respect de ces lois peut entraîner des poursuites pénales. Il est donc essentiel de connaître les règles spécifiques de votre État avant de vous enregistrer.

Comment puis-je savoir dans quel État les lois sur le consentement s'appliquent lors de l'enregistrement d'un appel téléphonique entre États ?

Lors de l'enregistrement d'un appel téléphonique entre États, il est généralement plus sûr de suivre la loi plus stricte sur le consentement, ce qui signifie souvent consentement de toutes les parties impliqué. En règle générale, la loi de l'État dans lequel l'enregistrement a lieu a préséance. Cependant, lorsque les États concernés ont des réglementations contradictoires, le respect de normes plus strictes est le meilleur moyen d'éviter les complications juridiques. Accordez la priorité à l'obtention du consentement clair et explicite de toutes les personnes participant à l'appel.

Quels sont les meilleurs moyens de stocker les appels téléphoniques enregistrés en toute sécurité tout en respectant les lois américaines sur la confidentialité ?

Pour sécuriser les appels téléphoniques enregistrés et respecter les réglementations américaines en matière de confidentialité, il est essentiel d'utiliser chiffrement pour protéger les enregistrements pendant leur transmission et pendant leur stockage. Restreignez l'accès en définissant des autorisations strictes, permettant uniquement au personnel autorisé de gérer les enregistrements. En outre, établissez un politique de rétention qui s'aligne sur les normes légales et industrielles.

Effectuez des audits réguliers de vos systèmes de stockage et tenez à jour des journaux d'accès détaillés pour garantir la responsabilité. Cette pratique vous permet de rester en conformité avec les lois sur le consentement des États et les réglementations fédérales, telles que la HIPAA, tout en réduisant les risques et en protégeant efficacement les données sensibles.

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